Skip to content

Overstappen naar Office 365?

Gaat u binnenkort overstappen naar Office 365 en wilt u weten wat dit voor uw medewerkers gaat betekenen? Met dit stappenplan vertellen we u precies hoe wij uw organisatie hierin helpen.

Een goed uitgedacht trainingsplan is essentieel voor succes!

Uw organisatie gaat de overstap maken naar Office 365. Als P&O, HR-verantwoordelijke of projectleider bent u nieuwsgierig hoe u de medewerkers kunt meenemen in een verandering als deze, zonder dat er aan productie wordt ingeleverd.

De overgang naar Office 365 is veel ingrijpender dan de overgang naar andere Office-versies. Office 365 biedt vele nieuwe mogelijkheden. Medewerkers moeten die mogelijkheden leren gebruiken en samen werkafspraken en processen aan die nieuwe mogelijkheden aanpassen. En omdat het zo veel gemakkelijker wordt informatie te delen, is het bovendien belangrijk dat medewerkers nog bewuster nadenken over digiveiligheid en de omgang met privacygevoelige informatie. Een goede gebruikersadoptie omvat al deze gebieden en is eigenlijk essentieel voor de overgang naar Office 365.

De overstap naar Office 365

Anders dan eerdere versies, zoals Office 2013 of 2016, is Office 365 een overstap die veel gaat betekenen in het dagelijks werk. Wat het betekent, laat zich het beste vangen in de metafoor van de timmerman. Voor de introductie van iets wat we nu kennen als een accuschroefmachine werden alle schroeven aangedraaid met de hand. Deze handeling was niet alleen tijdrovend, maar ook uiteindelijk fysiek niet vol te houden, waardoor het werk kwalitatief door de dag ook minder werd. De schroefmachine, en later de accuschroefmachine, leverde een verbetering in zowel de hoeveelheid als het kwalitatieve werk. En niet te vergeten, veel minder belastend.

Bij de introductie van Office 365 is erg grotendeels dezelfde vergelijking te trekken. Het basis van het Office-pakket is nog steeds hetzelfde, maar het gereedschap heeft een sterke verbetering ondergaan. Zo zijn er naast programma’s als Word, Excel en Outlook nieuwe programma’s bijgekomen. Denk bijvoorbeeld aan OneNote, waarmee aantekeningen ineens digitaal gaan. Het ouderwedse notitieblok is vervangen door een digitale variant, waarmee uw medewerker sneller en efficienter notities kan rondsturen. 

Office 365 levert uw medewerkers nieuw gereedschap om sneller, gemakkelijker en flexibeler te kunnen werken. Maar de grote vraag is, hoe zorgt u ervoor dat we deze mooie doelstelling ook gaan behalen bij uw medewerkers?

Stimuleren om op een nieuwe digitale manier te werken

Het grote voordeel van Office 365 is de nieuwe, digitale manier van werken. Doordat Office 365 verbonden is met de cloud, kun je op elk gewenst moment bij je (persoonlijke) werkdocumenten, je agenda inzien of communiceren met je collega’s. Office 365 is namelijk altijd en overal beschikbaar. Voeg hiertoe nieuwe mogelijkheden om bijvoorbeeld digitaal te vergaderen of notities uit te wisselen en er ontstaat een compleet nieuwe, digitale werkplek. Al deze dingen maken het samenwerken door middel van Office 365 zo eenvoudig. 

Echter wordt het pas eenvoudig als je weet hoe je het ‘nieuwe gereedschap’ moet gaan gebruiken. Niet alleen in technisch opzicht, dus hoe ga je werken met de nieuwe programma’s, maar ook zeker in persoonlijk opzicht. Om goed te kunnen samenwerken is het minstens zo belangrijk om met collega’s, afdelingen en zelfs de organisatie afspraken te maken. Ofwel, beleid te voeren op de werkwijze en -processen. 

Ondersteuning voor de medewerker essentieel

De juiste ondersteuning voor de medewerkers is essentieel in de overstap naar Office 365. Het is namelijk juist die ondersteuning die ervoor gaat zorgen dat de medewerkers straks sneller, gemakkelijker en flexibeler kunnen gaan werken. Helaas is er geen blauwdruk of standaard oplossing hiervoor te bedenken, maar is het altijd maatwerk. Wel zijn wij ervan overtuigd dat je altijd door 4 stadia gaat in de overstap naar Office 365. Binnen elke stadium geven wij weer welke vormen wij hierin kunnen leveren. 

De uitleg van de 4 stadia en onze ondersteuning hiertoe hebben we samengevat in ons adoptieplan. Dit adoptieplan is gratis te downloaden.
En wilt u graag advies, een toelichting of offerte hoe wij uw medewerkers kunnen ondersteunen met de overstap naar Office 365? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Dit kan op 085-0604949, of mail ons op info@cleveriq.nl

Overstappen naar Office 365
Overstappen naar Office 365

Ontvang gratis 'Adoptieplan naar Office 365'

Graag ontvangen we uw naam en emailadres, zodat we u uw exemplaar van het adoptieplan kunnen toezenden.