Skip to content

Microsoft Office 365 en eindgebruikers?

Om te kunnen gaan werken met Microsoft Office 365 is een implementatie- en adoptieplan nodig. CleverIQ Trainingen helpt u in de  stappen om de eindgebruikersadoptie te vergroten.

Wanneer uw organisatie heeft gekozen voor Microsoft 365, waaronder Office 365, heeft het gekozen voor een schat aan mogelijkheden die in de hedendaagse technologische wereld beschikbaar zijn. Om hier ook daadwerkelijk een ‘schat’ van te kunnen maken is een verandering in de manier van werken noodzakelijk. Het betreft immers niet alleen een verandering van software, maar ook een verandering van de gebruiker.

De mate waarin de gebruiker kan veranderen door de verandering van IT noemen we de ‘eindgebruikersadoptie’. Eindgebruikersadoptie wil feitelijk dus niet anders meten dan de mate waarin de gebruiker de verandering heeft doorstaan en gebruik maakt van de nieuwe IT-applicatielandschap. Ofwel, hoe goed dan uw medewerker zich matchen aan het gebruik van Microsoft 365 binnen uw organisatie.

Om ervoor te zorgen dat de eindgebruikersadoptie zo hoog mogelijk wordt, heeft CleverIQ Trainingen het  ingericht. In 4 fases bereidt u uw medewerkers en uw organisatie voor op de succesvolle adoptie van Microsoft 365.

Fase 1

Ontwikkelen van een visie

Opzetten van een team sleutelfiguren, gebaseerd op expertise

Het eerste wat er bij aanvang van de te bepalen adoptieaanpak noodzakelijk is, is het opzetten van een team met belangrijke sleutelfiguren. Deze groep is een dwarsdoorsnede van de organisatie, waarbij elk expertise aanwezig is. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een verantwoordelijke vanuit HR, een manager vanuit de IT-afdeling, de hoofden van de afdelingen of iemand vanuit het expertisegebied Communicatie. 3 belangrijke rollen worden hierbij uitgelicht, te weten de projectsponsor, de succesmanager en de ambassadeur.

Inzet van een trainingspecialist

Eén van de rollen die in het team aanwezig moet zijn, is de rol van de trainingsmanager. CleverIQ Trainingen beschikt over de mogelijkheid om een trainingsspecialist op uurbasis te laten deelnemen aan het project bij de klant. Hiermee bent u verzekerd van ruime ervaring in het behalen van de hoogst mogelijk eindgebruikersadoptie door middel van trainingen op gebied van Microsoft 365.

Bewustwording van het onderwerp

Om goed te kunnen begrijpen wat de impact is van het geheel, is het zeker goed om te weten waarover feitelijk wordt gesproken. Meer (achtergrond)kennis van Microsoft 365 helpt het team om te kunnen bepalen op welke gebieden Microsoft 365 verbeterpunten kan aanmerken en efficiency van de medewerker, afdeling of organisatie kan betekenen. Een inspiratiesessie voor het projectteam is hierin een geschikt middel. In een korte training wordt het team meegenomen in alle mogelijkheden die Microsoft 365 te bieden heeft in de specifieke situatie van de organisatie. 

Inspiratiesessie

Een inspiratiesessie voor het team is een zeer geschikt middel om de leden te kunnen laten zien wat nu Microsoft (Office) 365 daadwerkelijk is. Aan de hand van een trainer worden alle mogelijkheden van dit pakket behandeld en kunnen ook vragen vanuit het team worden gesteld aan de trainer. Het resultaat van de inspiratiesessie is dat het team meer gevoel en achtergrondkennis bezit om gemotiveerde keuzes te kunnen maken in het resterende project.

Opstellen van de visie

Uiteindelijk dit er een antwoord te komen op de vraag “What’s in it for us?” of Wat gaat het ons nu opleveren? Hierbij wordt er vanuit de organisatie een visie ontwikkelt hoe Mirosoft (Office) 365 moet gebruikt gaan worden en om welke reden op deze wijze. Welke pijnpunten lost Microsoft (Office) 365 op of welke voordelen biedt het. Helderheid en een duidelijke motivatie helpt uw medewerker namelijk te kunnen veranderen. Uw medewerker wil namelijk antwoord op één vraag om de bereidheid te vinden om te veranderen, “What’s in it for me?”

Draagvlak creëren

In de zoektocht naar draagvlak binnen de organisatie voor Microsoft (Office) 365 wordt het hoger management of directie niet uitgesloten. In alle trajecten zien we dat een openlijke bijdrage vanuit directie, waarin ze de introductie van Microsoft (Office) 365 steunen door de mate van voordelen te erkennen. Ook een toezegging dat ook directie zelf een verandering moet doorstaan wekt bij de eindgebruikers motivatie en draagvlak op.

Wilt u weten wat CleverIQ Trainingen voor u kan betekenen? Wij geven u geheel vrijblijvend ons advies op uw praktijksituatie.

Wij vragen u om onderstaand formulier zo volledig mogelijk in te vullen en te verzenden. Op basis van uw gegevens zullen we u binnen 2 dagen benaderen om met u een afspraak te plannen om ons advies met u te delen.